NOTARIUSZ

DOKUMENTY

Celem usprawnienia obsługi poniżej przedstawiony został wykaz podstawowych dokumentów i informacji, wymaganych przy sporządzaniu aktów notarialnych obejmujących najczęściej występujące w praktyce umowy i oświadczenia. Spis ten nie ma charakteru wyczerpującego, gdyż z uwagi na okoliczności konkretnego przypadku może zachodzić konieczność przedstawienia dodatkowych, niewymienionych niżej dokumentów i danych. Wszelkie informacje dotyczące planowanej czynności oraz dokumentacji koniecznej do jej dokonania uzyskają Państwo w sekretariacie Kancelarii, a w sprawach mniej zawiłych także telefonicznie lub drogą mailową.

Osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu wydana cudzoziemcowi).

Dokumenty należy dostarczyć do Kancelarii odpowiednio wcześniej przed umówionym terminem dokonania czynności. Na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie posłużenie się kopiami dokumentów, które mogą Państwo dostarczyć w dogodny dla siebie sposób: osobiście, przesyłką pocztową, kurierską lub drogą elektroniczną. Oryginały dokumentów powinny zostać przedłożone notariuszowi najpóźniej w dniu czynności.

1. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA DZIAŁKI:

• odpis zwykły księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, np. wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę sprzedaży, darowizny lub odpis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
• jeżeli strona sprzedająca/darująca nabyła nieruchomość na podstawie dziedziczenia lub zasiedzenia, a po 31.12.2006 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania), w przypadku darowizny odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa w celu ustalenia stopnia pokrewieństwa,
• dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
• wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania działki,
• nr konta bankowego,
• dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub też decyzja o warunkach zabudowy,
• wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej, w przypadku zabudowanych nieruchomości również wypis z rejestru budynków, zawierające w swej treści adnotacje, że stanowią one podstawę wpisu w księdze wieczystej,
• zwięzły opis zabudowań znajdujących się na gruncie,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy następuje podział,
• mapa sytuacyjna do celów prawnych.

2. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ WŁASNOŚĆ:

• odpis zwykły księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, np. wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę sprzedaży, darowizny, umowę ustanowienia odrębnej własności lokalu lub odpis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
• jeżeli strona sprzedająca/darująca nabyła lokal na podstawie dziedziczenia lub zasiedzenia, a po 31.12.2006 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania), w przypadku darowizny odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa w celu ustalenia stopnia pokrewieństwa,
• dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
• wartość rynkowa lokalu,
• warunki i data wydania lokalu,
• nr konta bankowego,
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu.

3. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:

• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
• podstawa nabycia, np. przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub odpis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
• jeżeli strona sprzedająca/darująca nabyła prawo do lokalu na podstawie dziedziczenia lub zasiedzenia, a po 31.12.2006 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia,
• odpis zwykły z księgi wieczystej, jeżeli została ona założona,
• dane osobowe kupujących i sprzedających (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania), w przypadku darowizny odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa w celu ustalenia stopnia pokrewieństwa,
• dodatkowo, w przypadku firm – aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
• wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania lokalu,
• nr konta bankowego,
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.

4. TESTAMENT:

• dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia),
• dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data i miejsce urodzenia),
• przy testamencie z zapisem windykacyjnym lub zwykłym - opis przedmiotu zapisu (w przypadku nieruchomości – numer księgi wieczystej).

5. PEŁNOMOCNICTWO:

• dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania),
• zakres umocowania.

6. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• zaświadczenie o numerze PESEL zmarłego.
• testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
• akty stanu cywilnego spadkobierców: odpisy skrócone aktów urodzenia lub aktów małżeństwa (w przypadku osób, które zmieniły nazwisko),
• odpis skrócony aktu zgonu małżonka spadkodawcy, jeżeli zmarł przed spadkodawcą,
• odpis prawomocnego wyroku sądu orzekającego rozwód małżeństwa w przypadku gdy spadkodawca był rozwiedziony,
• wypis umowy zrzeczenia się dziedziczenia, jeżeli została zawarta,
• wypis protokołu z przyjęcia oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku, jeżeli zostały złożone wcześniej,
• dane osobowe spadkobierców (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, adres zameldowania),
• numer księgi wieczystej nieruchomości, która wchodzi w skład spadku.

7. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (np. intercyza):

• odpis skrócony aktu małżeństwa,
• dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania).

8. USTANOWIENIE HIPOTEKI/SŁUŻEBNOŚCI:

• odpis zwykły z księgi wieczystej, względnie numer księgi wieczystej (jeśli księga prowadzona jest w systemie informatycznym),
• podstawa nabycia, np. wypis aktu notarialnego dokumentującego umowę sprzedaży, darowizny, umowę ustanowienia odrębnej własności lokalu lub odpis prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia,
• jeżeli nieruchomość lub prawo, które ma być obciążone, nabyte zostało na podstawie dziedziczenia albo zasiedzenia, a po 31.12.2006 roku także na podstawie darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku bądź innym tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, koniecznie będzie przedłożenie zaświadczenia Naczelnika Urzędu Skarbowego, stwierdzającego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo, że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
• przy ustanawianiu hipoteki - do wglądu dokument obejmujący w swej treści czynność prawną, z której wynika wierzytelność mająca być zabezpieczona hipotecznie (np. umowa kredytu, pożyczki, sprzedaży itp.), przy ustanawianiu służebności (opcjonalnie) – mapa z zaznaczonym sposobem wykonywania służebności (przebiegiem dojazdu, umiejscowieniem urządzeń przesyłowych itp.).
• dane osobowe (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu i termin ważności, PESEL, NIP, adres zameldowania),

9. INNE DOKUMENTY:

• wypis pełnomocnictwa, jeżeli strona działa przez pełnomocnika,
• wypis umowy majątkowej małżeńskiej wyłączającej wspólność ustawową, jeżeli strony umowy obowiązuje ustrój rozdzielności majątkowej,
• odpis prawomocnego wyroku orzekającego rozwód związku małżeńskiego lub separację,
• umowa kredytowa, jeżeli nabycie następuje za środki pochodzące z kredytu,
• dokumenty z banku stanowiące podstawę ustanowienia hipoteki,
• uchwała organu osoby prawnej obejmująca zgodę na dokonanie czynności (o ile konieczność jej uzyskania wynika z przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych danego podmiotu),
• dokument wykazujący następstwo prawne po osobie ujawnionej w księdze wieczystej (np. akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, postanowienie o przysądzeniu własności, o nabyciu nieruchomości przez zasiedzenie) - jeżeli stroną aktu jest podmiot, którego prawo nie zostało dotychczas ujawnione w księdze wieczystej,
• zaświadczenie o powierzchni i położeniu lokalu wydane przez spółdzielnię mieszkaniową oraz wypis z rejestru gruntów - w przypadku zamieszczenia w akcie notarialnym wniosku o założenie księgi wieczystej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• wypis z rejestru budynków lub kartoteki budynków oraz wyrys z mapy ewidencyjnej - w przypadku zamieszczenia w akcie notarialnym wniosku o ujawnienie budynku w księdze wieczystej,
• decyzja wójta/burmistrza/prezydenta miasta zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy podział ten nie został ujawniony w księdze wieczystej,
• wyciąg z wykazu zmian gruntowych (wykaz synchronizacyjny) - w przypadku zmiany powierzchni nieruchomości.

10. PRZYDATNE INFORMACJE:

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.